Baseia-se no valor primário ou secundário da informação a seleccionar e ainda o respeito pelos prazos legais de conservação da documentação.
Consiste na determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respectivo prazo de conservação.
Selecção
Decide-se a informação a salvaguardar ou a eliminar.
Consiste na operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados
Eliminação
Destruição dos documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente.
Quadro nº 4 - Conceitos sobre: Avaliação, Selecção e Eliminação.
Podemos então referir que é necessário:
“Avaliar para produzir melhor, Avaliar para organizar, Avaliar para utilizar, Avaliar para difundir, Avaliar para preservar, Avaliar para reduzir os custos e optimizar[c]
[a]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa : IAN/TT, 1998 [b] SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - A Avaliação de informação: uma operação metodológica. Páginas A & B: Arquivos & Bibliotecas. Lisboa 16 (2004) 7-37. [c] LIMA, Mª João Pires de – Avaliar para preservar [Em linha]. [Consult. em 22 Março 2009]. Disponível em WWW: <URL:http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5471.pdf>
Avaliação, Selecção e Eliminação [a]
Avaliação [b]
Consiste na determinação do valor arquivístico e/ou histórico dos documentos de arquivo, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente num arquivo definitivo ou eliminação, após o respectivo prazo de conservação.
Selecção
Consiste na operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados
Eliminação
Podemos então referir que é necessário:
“Avaliar para produzir melhor,
Avaliar para organizar,
Avaliar para utilizar,
Avaliar para difundir,
Avaliar para preservar,
Avaliar para reduzir os custos e optimizar[c]
[a]PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa : IAN/TT, 1998
[b] SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - A Avaliação de informação: uma operação metodológica. Páginas A & B: Arquivos & Bibliotecas. Lisboa 16 (2004) 7-37.
[c] LIMA, Mª João Pires de – Avaliar para preservar [Em linha]. [Consult. em 22 Março 2009]. Disponível em WWW: <URL:http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5471.pdf>